Mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động dựa trên nguyên tắc: đặt cho đối tượng cần quản lý một dãy số (hoặc dãy chữ và số), sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được. Trong quản lý hàng hoá người ta gọi dãy số và dãy vạch đó là mã số mã vạch (MSMV) của hàng hoá.
Mã số mã vạch đầu tiên được chế tạo và đưa vào sử dụng trên thế giới từ những năm thập kỷ 70 của thế kỷ 20. Do yêu cầu phát triển sản xuất và kinh doanh thương mại, công nghệ mã số mã vạch ngày càng được nghiên cứu hoàn thiện, phát triển và được ứng dụng rộng rãi trong đa ngành kinh tế và trên toàn thế giới. Năm 1973 tổ chức MSMV đầu tiên được thành lập, đó là Hội đồng mã thống nhất của Mỹ (viết tắt tên tiếng Anh là UCC). Năm 1977, Hội mã số vật phẩm Châu âu (EAN) ra đời do sáng kiến của 12 nước Châu Âu, đến năm 1984 đổi thành EAN International, là một tổ chức phi lợi nhuận, hoạt động trên cơ sở trung lập với mục đích chính là đẩy mạnh áp dụng hệ thống EAN trên toàn cầu trong tất cả các ngành kinh tế – xã hội nhằm cung cấp ngôn ngữ chung cho thương mại quốc tế (đặc biệt là thương mại điện tử. . .). Từ năm 2005, hai tổ chức EAN International và UCC hợp nhất thành một tổ chức phân định toàn cầu có tên là GS1.
Mã số GS1 (ví dụ như mã thương phẩm, viết tắt là GTIN) là một dãy chữ số nguyên, trong đó có các nhóm số để chứng minh về xuất xứ hàng hoá: đây là sản phẩm gì? do công ty nào xuất? công ty đó thuộc quốc gia nào?. Do cách đánh số như vậy, mỗi loại hàng hoá sẽ có dãy số duy nhất để nhận dạng đơn nhất trên toàn thế giới. Đây là một cấu trúc mã số tiêu chuẩn dùng để nhận dạng sản phẩm hàng hoá trên các quốc gia (vùng) khác nhau, tương tự như cấu trúc mã số điện thoại để liên lạc quốc tế.
Mã vạch GS1 (bar Code) là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được thiết kế theo một nguyên tắc mã hoá nhất định để thể hiện mã số (hoặc cả chữ lẫn số) dưới dạng các thiết bị đọc có gắn đầu Laser (Scanner) nhận và đọc được. Thiết bị đọc được kết nối với máy tính và mã vạch được giải mã thành dãy số một cách tự động, gọi ra tiệp dữ liệu liên quan đến hàng hoá đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về sản phẩm hàng hóa.
Như vậy, mã số GS1 đóng vai trò “chìa khoá” để thu nhận và tra cứu dữ liệu một cách tự động.
Làm thế nào để có mã số mã vạch trên sản phẩm?
Muốn có mã số mã vạch trên hàng hoá để xuất khẩu hay bán tại các siêu thị, trước tiên các doanh nghiệp phải đăng ký với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được cấp mã doanh nghiệp GS1. Sau đó, doanh nghiệp tự lập mã mặt hàng (mã I) cho từng sản phẩm của mình. Thủ tục đăng ký sử dụng Mã Số Mã Vạch được quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN ngày 23/8/2006. Để được sử dụng và duy trì sử dụng mã số doanh nghiệp GS1, doanh nghiệp sẽ phải đóng phí đăng ký và phí duy trì hàng năm. Hai loại phí này do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 88/2002/TT-BTC ngày 02/10/2002.
Theo Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – tcvn.gov.vn